La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP
en general manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y la contabilidad en una organización. Puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.
Este sistema es un sistema que trata de forma directa con los clientes del servicio, o bien con los sistemas de negocios electrónicos como comercio on line, gobierno electrónico, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; del mismo modo, es un sistema que trata de manera directa con los distribuidores, no estableciendo solamente una relación administrativa con ellos (SRM), en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o bien servicio al consumidor (CRM).
Contenido
USOS DEL ERP
Los ERP son empleados extensamente en todo género de empresas modernas. Todos y cada uno de los departamentos funcionales que están implicados en la operación o bien producción están integrados en un sistema. Aparte de la manufactura o bien producción, almacenaje, logística y también información tecnológica,
se incluyen asimismo la contabilidad, los recursos humanos y en ocasiones herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.
Estos sistemas integrales de administración para la compañía se identifican por estar compuestos de diferentes partes integradas en una sola aplicación. Estas partes son de diferente empleo, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de múltiples tipos), administración de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de guardes, pedidos, nóminas, etcétera El ERP integra todo lo preciso para el funcionamiento de los procesos de negocio de la compañía y cubre la necesidad de «Disponibilidad de toda la información para todo el planeta todo el tiempo».
Objetivos
1.- Optimización de los procesos de una organización.
2.- Acceso a toda la información de forma fiable, precisa y oportuna.
3.- La posibilidad de compartir información entre todos y cada uno de los componentes de la organización.
4.- Supresión de datos y operaciones superfluas de reingeniería.
5.- Conceder apoyo a los clientes del servicio del negocio, tiempos veloces de contestación a sus inconvenientes tal como un eficaz manejo de información que deje la toma oportuna de resoluciones y minoración de los costos totales de operación.
Peculiaridades
a) Integrales
Dejan supervisar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una compañía se relacionan entre sí. De esta forma cada departamento interactuara con el resto de los departamentos de la organización a través del ERP. El departamento de compras afecta a los guardes, los guardes dan información al área de facturación, el área de facturación da información al departamento de cobranza, el departamento de cobranza a la tesorería, la tesorería al área contable, etcétera
b) Modulares
Los ERP comprenden que una compañía es un conjunto de departamentos que se hallan interrelacionados por la información que comparten y que se produce desde sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se halla dividida en módulos, los que pueden instalarse conforme con los requerimientos del usuario. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etcétera
c) Amoldables
Los ERP están creados para amoldarse a las necesidades de cada empresa. Esto se consigue a través de la configuración o bien parametrización de los procesos conforme con las salidas que se precisen de cada uno de ellos. Por servirnos de un ejemplo, para supervisar inventarios, posiblemente una compañía necesite manejar la partición de lotes mas otra empresa no. Los ERP más avanzados acostumbran a añadir herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo veloz de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido esencial que se debe hacer con cualquier ERP para amoldarlo a las necesidades específicas de cada empresa.
d) Base de datos centralizada
Los componentes del ERP interaccionan entre sí afianzando todas y cada una de las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan solo una vez y han de ser consistentes, completos y comunes.
Las compañías que lo implanten acostumbran a tener que alterar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, preciso en ciertos casos.
TENDENCIAS ACTUALES
Si bien el ERP pueda tener menús modulares configurables conforme los papeles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un solo programa (con multiplicidad de librerías, eso si) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de administración.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para ciertas empresas. Es lo que se llama versiones sectoriales o bien aplicaciones sectoriales singularmente indicadas o bien preparadas para ciertos procesos de negocio de un ámbito (los más empleados).
Las soluciones ERP a veces son complejas y bien difíciles de implantar debido a que precisan un desarrollo adaptado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa precisan de un enorme esmero en tiempo, dinero para modelar todos y cada uno de los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.
Los métodos de implantación de los ERP cambian de forma notable conforme el perfil de cada empresa. Precisan de trabajo bien efectuado, una adecuada metodología y aspectos que deben cuidarse ya antes y a lo largo del proceso de implantación, e incluso cuando el sistema esta ya operando.
EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN
1.- Delimitar los resultados que se desean conseguir con la implantación de un ERP.
2.- Delimitar el modelo de negocio.
3.- Acotar el modelo de administración.
4.- Determinar la estrategia de implantación.
5.- Valorar las ocasiones para herramientas complementarias al producto ERP.
6.- Acomodar la estructura y plataformas tecnológicas.
7.- Examinar el cambio organizativo.
8.- Presentar una visión completa de la solución a implantar.
9.- Implantar el sistema.
10.- Ejecutar controles de calidad.
11.- Comprobar auditorias del ambiente técnico y del ambiente de desarrollo.
12.- Asistencia y revisiones finales a la implantación.
EL ERP Y LA ADMINISTRACIÓN
Los sistemas de planificación de recursos empresariales están en muchas ocasiones de manera estrecha ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir backlinks con distribuidores.
Para la adecuada implementación de los sistemas ERP, es precisa la ayuda de un distribuidor o bien vendedor de ERP reconocido o bien de una compañía asesora. Preguntar en el ERP incluye 2 niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, mediante la configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consulta técnica muy frecuentemente implica programación. La mayor parte de los vendedores de ERP dejan alterar sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes del servicio.
Empezar el proceso de implantación de un ERP sin la ayuda de una compañía asesora como Asesoriainformatica, puede provocar inconsistencias operacionales o perdidas significativas de recursos y seguramente la necesidad de reiniciar todo el proceso.
Personalizar un bulto ERP puede resultar muy costoso y complicado, pues muchos bultos no están diseñados para el soporte personal, con lo que muchos negocios incorporan la mejor de prácticas en la arquitectura de los sistemas ERP. Ciertos bultos ERP son muy genéricos en sus reportes y también informes, tal personalización se espera en todos y cada implementación. Es esencial el reconocimiento para estos bultos, hace con considerablemente más sentido la adquisición de los reportes de bultos de tercera parte, que interaccionan particularmente con el ERP. Sin embargo una compañía asesora es la ideal para determinar el software que cubre todas y cada una de las necesidades de la organización.
Existen distintos sistemas ERP y muchos están basados en Web. Las compañías podrían desplegar ERP basados en Web, pues no requiere un lado usuario en la instalación, y es un cruce de programa y mantenimiento central. Mientras que se tenga una conexión a la red, se puede acceder a los ERP basados en Web a través del habitual navegador de internet.
La seguridad de las computadoras esta incluida en los ERP, para resguardar los datos de crímenes externos, tal y como el espionaje industrial, el crimen interno y la malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede implicar terrorismo alterando el recibo de materiales como por servirnos de un ejemplo poner veneno en los productos alimentarios, o bien otro boicot. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o bien la relación administrativa con los usuarios, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los usuarios) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay inconvenientes no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los distribuidores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado por medio de la ERP, si bien ciertos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y eficiencia. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.
DESVENTAJAS
Las contrariedades conforme con nuestra experiencia se pueden resumir en 2:
– Implementación.
Una investigación inapropiado o bien deficiente con respecto a las necesidades
de la compañía y de los recursos normalmente provoca múltiples fallos y también inconvenientes en la operación de un ERP.
– Formación.
La carencia de educación continua para el personal implicado da como resultado el desperdicio de recursos y hasta fallos serios en la utilización de los sistemas ERP.
Los dos aspectos pueden ser factores que reduzcan significativamente el valor de los ERP y poner bajo riesgo el funcionamiento de una organización. Así sea por tiempos prolongados en los que el sistema está inoperable o bien por la entrega de resultados dudosos contenidos en la base de datos del ERP.
RESTRICCIONES
Cualquier sistema ERP precisa de ser alimentado, administrado y supervisado apropiadamente. Si el sistema es operado por personal no capacitado, o bien si es supervisado por personas sin suficiente experiencia, deja de ser fiable toda información que de él podamos conseguir y las precisas revisiones manuales de la información hacen complicado cualquier proceso operativo o bien administrativo.
Muchos vendedores o bien dueños de ERPs, cargan elevadas sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que habitualmente no está relacionadas con el tamaño del ERP de la compañía o bien sus ganancias.
El personal de soporte técnico a veces atiende a los operadores del ERP de modo inapropiado o bien con soluciones incorrectas, con la intención de acabar ese tema presente de manera rápida.
La resistencia interna para compartir información entre los departamentos de una organización puede reducir la eficacia del software.
La clasificación de un determinado software de administración como ERP determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que permitan su distinción. En el mercado del software de actualmente es frecuente que cualquier suite de administración pretenda un mayor reconocimiento (generalmente irreal, puesto que es del mismo modo preciso un software de administración normal que un ERP, solo que para diferentes niveles) por el hecho de ser famosa como ERP en vez de como software de administración. De esta forma podemos ver como estrategias de marketing que ciertos programas de administración que llevan en el mercado múltiples años, cambian de manera brusca su denominación a ERP, buscando un nicho de trabajo superior (generalmente acompañado de una mayor retribución, reconocimiento, etc) sin acrecentar proporcionalmente la funcionalidad.
La primordial diferencia radica en la definición. Un ERP es una aplicación que integra en un solo sistema todos y cada uno de los procesos de negocio de una compañía. De manera adicional se pretende que todos y cada uno de los datos estén libres todo el tiempo para todo el planeta en la compañía (obviando de momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una forma centralizada.
Esto descarta como ERP aquellos programas basados en múltiples aplicaciones (llamados generalmente suites) independientes o bien modulares que duplican la información (todavía cuando la enlacen de forma automática) o bien no la centralizan en una sola base de datos. Asimismo suprime aquellos programas que se fundamentan en sistemas de base de datos de archivos independientes (sin motor de base de datos).
Por otro lado la definición tradicional nos afirma que los ERP están diseñados para modelar y mecanizar todos y cada uno de los procesos básicos con el propósito de integrar información por medio de la compañía, suprimiendo complejas conexiones entre sistemas diferentes. Un ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una compañía.
OTRAS CARACTERÍSTICAS
Conque a la característica de la base de datos centralizada y de que los componentes del ERP interaccionen entre sí, afianzando todas y cada una de las operaciones, se debe agregar que en un sistema ERP los datos se introducen una sola vez, debiendo sostener la consistencia, y ser completos. Como característica colateral se puede agregar que, en general, las compañías deben alterar ciertos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Es lo que es conocido como Reingeniería de Procesos.
Estas peculiaridades básicas debiesen permitir distinguir esencialmente entre una suite de administración (frecuentemente compuesta de programas o bien módulos de facturación y contabilidad) y un ERP puro que debiese incluir todas y cada una aquellas funcionalidades que una compañía pueda precisar (administración de proyectos, administración de campañas, comercio online, producción por fases, trazabilidad, administración de la calidad, administración de cajas descentralizadas o bien centralizadas (TPVs), pasarelas de pago electrónico, administración de la cadena de abastecimiento, logística, etc) integradas y enlazadas entre sí. No es suficiente con tener ciertas de esas funcionalidades. Verdaderamente es preciso tener todas y cada una, todavía cuando no siempre y en toda circunstancia las compañías las precisen ahora. Mas deben estar libres interiormente para reemplazar las necesidades futuras.
En suma, las suites de administración y los ERP ocupan 2 nichos, meridianamente distinguibles desde determinado punto de vista técnico, mas comercial y publicitariamente cruzables desde abajo cara arriba. Esto último es lo que hace que muchas empresas medianas o bien grandes, se encaren con serios problemas de administración al incorporar un software que creían ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o bien futuras, muchos de los procesos de negocio básicos que la compañía emplea o bien que ha pasado a emplear con el devenir del tiempo.
